Noting & Drafting for IPO Exam & PS Group B Exam

Noting Drafting for IPO Exam & PS Group B Exam will make you score good marks as minute details are shown with examples. Noting & Drafting for IPO Exam & PS Group B Exam is an important topic that often scares many as it forms a significant portion of the total score/marks in either IPO Exam or PS Group B Exam. So, Noting Drafting is also crucial while you really work as Inspector Posts or a Superintendent of Post offices or elsewhere. Owing to the importance of Noting and Drafting, it is provided in the Hindi version also. 

In this article, you will also learn: How to Write Noting and Drafting in HINDI.

Scroll Down and Check for the HINDI Version of this article on Noting and Drafting here ONLY.

This video on Noting and Drafting clear all your doubts: WATCH RIGHT NOW:

How can I improve my English Noting and Drafting?

How do you do Noting?

What is Drafting?

How do you do Drafting?

What is Office Drafting?

How can I improve my drafting skills?

What does Noting mean?

So, let’s dive deep into this aspect today.

What is Noting and Drafting?

What is Noting?

Noting is a process of preparing the brief essence of a proposal or a paper under consideration with correct facts, statistics, and ruling position, etc., in the file to make an important final decision by a Government officer on the file.

The note is submitted by the dealing official to his intermediatory officers between him and the officer competent to decide the case, such officer also records their views, adducing reasons.

Then it will be submitted to his higher authorities for final orders.

What is Drafting?

Drafting is a rough copy of a document or an initial attempt of preparing a document, that can be corrected, improved, or changed before it is finally approved.

The crucial function of English noting & drafting is to initiate and complete the process of disposal of a case in a logical manner either supported by a rule or a precedent if no rule exists specifically.

What is another word for Drafting?

Mechanical Drawing (noun) Outlining (noun) Preparation (noun) Blowing (verb)

What is the difference between Noting and Drafting?

Noting is an internal process of an office (and thus not so open to outside scrutiny) whereas drafting (final draft) is issued is generally a document conveying to others, a decision, views or orders.

***   ***   ***

To begin with watch this important video on DO Letter which gives you an idea as to how to draft DO Letter in Exams and real-life too.

I would update this page daily as it is a big topic to cover.

Answer to Previous IPO Paper Questions (2019) on Noting and Drafting

Question-1. A fraud of misappropriation of funds in a Single-Handed Post Office has been detected by you at the time of inspection. As Inspector Posts, make a report on how the fraud was committed and recommend further course of actions.

Answer-1:

Department of Posts-India

O/o Inspector Posts, Q Subdivision

Mysore-570010

Confidential

To

The Sr Superintendent of Post Offices,

Mysore Division,

Mysore

No………………………………. dated at …………………. the 29-11-2020.

Sub: Misappropriation of funds in X SO, a Single-Handed Post Office – Reg.

***     ***     ***

         This is regarding the misappropriation of funds in X SO, a Single-Handed Post Office. In this regard, it is to submit that the Inspection of X SO was carried out on 28-11-2020 for which DLI is 01-12-2019.  Sri M is working as Sub Postmaster since DLI.

I . How the fraud Came into Light?

During the course of the Annual Inspection, few SB passbooks have been obtained from the customers and verified whether the balance in the passbook agrees with the Finacle balance using the command HACLI. It is noticed that the balance differs on checking as mentioned and the Sub Postmaster has committed SB frauds as detailed below:

II. Modus-operandi:

Shri M,  SPM, X SO has accepted total cash of Rs70,000 from the depositor P.Pallavi towards SB deposits in her Post office SB Account 3018520055, made entries in the passbook under his initials, and impressed date stamp in token of having received the amount from the depositor, but failed to credit the same into Post office accounts.

III. Details of Accounts Defrauded:

On verification of the following SB account, misappropriation has been noticed.

1. SB A/C No.3018 5200 55 –

The SPM Sri M had failed to account for the SB deposits as mentioned below deposited by Smt. P. Pallavi, in her SB account no. 3018 5200 55 of X SO in contravention of provisions of Rule Contravention of Rule 31(2) (i) (b) (i) POSB Volume- I (Second Edition):

Transactions as per PB				Transactions accounted				Amount not taken into Govt. accounts(Rs)
Date	Dep	withdrawal	BAT	Date	Dep	Withdrawal	BAT
04.05.2020	50,000	–	50,157	–	–	–	–	50,000
10.06.2020	20,000		70,157					20,000
Total amount misappropriated in Rs.								70,000

2. Statement of  Depositor:

Smt P.Pallavi with SB A/C No. 3018 5200 55 in her statement dated 28-11-2020 stated that the SPM has accepted cash Rs50,000 on 04-05-2020 and Rs20,000 on 10-06-2020 and made entries in the SB Passbook under his initials and made a date stamp impression.

3. Statement of SPM M:

Sri M, in his statement dated 28-11-2020 has admitted that he has accepted Rs50,000 cash on 04-05-2020 and Rs20,000 on 10-06-2020 from the depositor Smt P.Pallavi and did not credit into Post office Account and utilized the money for his personal use.

5. As seen from the Finacle menu HACLI, the Finacle ledger, the deposits Rs50,000 and Rs20,000 made on 04-05-2020 and 10-06-2020 respectively were not credited into Government accounts on the date of deposit or subsequently. As per the other relevant records like SO Account, SB LOT/Long book, original passbook, SO Daily Account, etc., the non-credits were confirmed.

6. During the course of inspection on the test check of the Passbooks, it is suspected that there is a misappropriation of funds in the Sub Post Office. It is requested to issue necessary orders for detailed Past Work Verification of the Sub Post Office. All the relevant records have been seized.

IV. Recommendations for further course of action:

7. In view of the modus operandi mentioned above and the amount involved in fraud is high, the following further course of action is recommended:

(i) It is recommended for a change of date stamp immediately. An experimental Date stamp may be supplied from the Divisional office immediately.

(ii) The case of suspension of the official may have to be examined keeping in view the amount of fraud and other aspects.

(iii) As the amount involved is Rs.70,000 which is beyond the limit of Rs50,000, the case may have to be reported to the police. The draft submitted in this regard may please be approved.

(iv) Cent Percent verification of the X SO or detailed past work verification is recommended in this case.

Conclusion:

In anticipation of orders from the competent authority, past work verification is commenced and appropriate steps will be taken to ensure that loss is recovered.

Further instructions are prayed for in this regard.

(-sd-)

Inspector Posts

Q Subdivision

Mysore

***   ***   ***

The above report is just an example, you can improvise even more effectively to draw the attention of the evaluator. You may suggest a few such things in the comments section to add more value to the readers. So, noting drafting plays a key role in the office as well as in the exam.

Read Also: Questions on Noting and Drafting

Noting & Drafting

Important Points to Note while Drafting:

1. File Number is important. As far as possible this should not be missed out. An appropriate Case mark may be given with the date & location included at the end. For example loss and fraud cases are dealt with case-mark ”F” in Divisional offices. You may write the same. ( It carries marks.)

2. Mention the subject. ( It carries marks.)

3. From Address as the office of…., duly mentioning the Department, Location is expected. ( It carries marks.)

4.  To address with Pincode. ( It carries marks.)

5. Introduction:

There are as many as 90 variations/ versions of the introduction of a draft/letter/report which I will share in the coming days shortly(here only). The very popular one is” This is regarding….”.

6. Sub Headings: Based on the topic, relevant subheadings may be given neatly underlined with a colon added at the end. ( It carries marks.)

7. One that is specifically asked for in the Question: For example in the above draft, you are asked (i) how the fraud was committed and(ii) recommend further course of actions. So, writing a draft without including the points asked for makes no-sense. As such, carefully read the question twice and check for what is specifically asked for in the question, and include it invariably. ( It definitely carries marks.)

8. Conclusion:

A conclusion should be given at the end with a mention of the steps taken by you proactively in the report and also with a request for further instructions or whatever deems fit to the subject asked for in the question. ( It carries marks.)

9. From Address and Signature:

10. Finally, the from address/designation stamp under your signature is a must for reports. ( It carries marks.)

11. Body of the Report:

The main essence with reasoning/logic, rulings, examples, precedents, reports based on which the inference is made in the paras can be highlighted. Anything that is sought for from the other side may be mentioned. ( It carries marks.)

12. Show your grip on  the subject:

  It is easier said than done. It is a fact that we know many rules and had rich experience on the subject. But, until you express it on paper(particularly exam), the evaluator does not come to know that you know. ( It gives an edge over others.)

13. So, you aim to make the evaluator know that you know well. That to happen, you need to express in a proper way that depicts your grip on the subject with minute details.

14. Be brief, but be authentic in information/communication flow. No grammar mistakes; Never miss the Sequence. Avoid Repetition of words by using a variant (a different phrase with more or less the same meaning). 

15. Quote rules (Noting & Drafting):

Quote rules wherever necessary and highlight them by underlining them to grab the attention of the examiner. ( It carries marks & gives an edge over others.)

You may ask: What if you don`t know the exact rule number?

You may write the relevant ruling head topic. For example: As per SB Act, OR as per PO SB (CBS) Manual or as per Post office Life Insurance Rules, 2011, etc. 

You may further say if you are not sure about the ruling head topic also.

Viola, you may simply say as per rules on the subject. That’s it. But, do remember that one who writes ruling will have an edge on those who did not mention it. But, you don’t want to get disturbed by that, so, this is the final resort.

16. How to make your noting & drafting evaluator friendly?

Be in the shoes of the evaluator, he will be entrusted with more than 50 papers to correct in a day manually. If you are given that job for a while, imagine what you do?

You will go by principles of evaluation given by the Department wherein marks are to be awarded for each item specifically.

Say, for example, 1 mark for case-mark, date, and location; 1 mark for From and To address, introduction, 1 mark for the subject line, 1mark for sub-headers(sub-headings), 4 marks for Body, 1/2 mark for the conclusion, 1/2 mark for the ruling position, 1/2 for what it is asked for specifically in the question. 

In such a case, what you will do?

You will check for those items from the draft written by the candidate in the paper. sometimes, you may find it difficult to find what you are searching for, if the draft is clumsy or not neat, or not highlighted.

suppose the candidate highlighted those items that carry marks, then it makes your (evaluator) job. Am I correct?

So, come back as a candidate, what you have to do now as a candidate to facilitate the evaluator?

Obviously, you start highlighting those items that carry marks.

How? you don’t have a computer to make it italic or bold or color it?

Seems impossible? No, not at all.

(i) Make it italic by slant writing:

Practice slant writing (slanting towards the right) at home for 1 or 2 days; you are good to go now.

(ii) Make bold by rewriting:

Rewrite on the same line already written to make it thick, ya it is as good as bold.

(iii) Use CAPITAL Letters:

If you can not color it, leave it. You can use CAPITAL Letters(as I made it for HACLI in the draft above) to draw the attention of the evaluator.

(iv) Underline:

You always have the liberty to underline those important rulings or menus or examples you would want to draw attention to.

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Notings for Officers in Hindi

(Noting & Drafting)

If you have enough time to go through, these 2 documents are worth going through:

Check out the Notings for Officers in Hindi & noting and drafting pdf

The following link is the original Manual on Office Procedure prepared and approved by MINISTRY OF PERSONNEL, PUBLIC GRIEVANCES, AND PENSIONS; DEPARTMENT OF ADMINISTRATIVE REFORMS AND PUBLIC GRIEVANCES.

Central Secretariat Manual on Office Procedure(CSMOP) 2015

IPO Question Paper 2019 Answers on Noting & Drafting:

Prepare a note for seeking the orders of the competent authority for relaxation of the cooling-off period for forwarding the application of the official for deputation post.

 Answer:

      2/N

File No. B1-4/10 dated 29-11-2020.

Subject: Request for relaxation of the cooling-off period for forwarding the application of the official for deputation post-Reg

Ref: Note at P 1/N may be perused.

            This is regarding the application of the official Sri M for the deputation post who has not completed the cooling-off period. The official has worked on deputation at ________ from ….. to ……. The official sought relaxation of the cooling-off period as well. 

        2. Rule Position: As per Directorate Lr.No.141-141/2013-SPB-II dated 07.01.2020, Para 4 (v) temporary transfer shall be allowed to an official for a maximum period of three years, in the entire service in one spell or two spells. However, there shall be a maximum gap of 3 years between two spells of temporary transfer.

The competent authority for relaxation of the cooling-off period is______.

           3. Facts of the case: In the case of the above-said official, the official has completed 2 years temporary transfer from…. to ……

         4.  Now, the official is requesting the deputation post. He has not completed the cooling-off period i.e., a minimum gap of 3 years between two spells of temporary transfer.

           5. Reason for PUC: The official is requesting for deputation post since her spouse is working at a place and that she has already availed the number of chances for Rule-38 transfer.

          6. Proposed course of Action: Given the position stated above, the application of the official may perhaps be forwarded for relaxation of the cooling-off period by the Competent Authority. A draft for approval of the forwarding letter is placed at 2/C.

            Submitted for kind perusal and orders, please. 

OA                                  Supervisor

(signed with date)

(Noting & Drafting)

Important Points to understand while Noting:

NOTING STRUCTURE:

Various Parts of a NOTE are:

1. Note Number (carries marks)
2. File Number & Date (carries marks)
3. Subject/PUC (carries marks)
4. Previous Note reference, if any [carries marks, if it is not Fresh Receipt(FR)]
5. Brief of Note: Detailed Subject matter; Authorities/orders on the subject, if any(carries marks)
6. The proposal, Signature of the initiator with date; Designation of the officer to the note is marked (carries marks)

Tentative Marks

(Noting & Drafting):

Say, for example, 1/2 mark for Note Number, 1 mark for File Number & date, 1 mark for the subject line and previous reference, if any, 1 mark for sub-headers(sub-headings), 4 marks for Body, 1/2 mark for the conclusion/proposed course of action by suggesting alternatives/ complications/ implications, 1/2 mark for the ruling position, 1/2 for what it is asked for specifically in the question; 1 mark for Signature of initiator and Designation of the officer to the note is marked.

Further, the 4 marks in the body may be weighted for 1 mark for brevity (precis), 1/2 for no repetitions,1/2 mark for a language without spelling/grammatical mistakes, 1/2 for decent language; 1/2 for presenting the case in sequence; 1/2 mark for paragraph serial numbers with each item of the case in one para.

These are tentative marks, but, you will get a brief idea of what is required to present before the evaluator.

1. Better paragraphs are in short subtitles. Note connected with any subject will run continuously from inception till its disposal
2. Paragraph numbering is essential.
3. Marginal remarks of the officers will also be considered as paragraphs and assign a number as a paragraph.
4. Note should contain facts, figures, law, rules, procedures, and precedents.

5. Give Background of the case first(What, when, where, why, How, etc)

6. Precis (make it 1/3 content) of the current paper under consideration(PUC)  [ complete reproduction to be avioded]

7. Use the following:

Person: Third person

Speech: Indirect

Voice: Passive

Tense: Past Tense (should be the same tense throughout)

8. Notings Tips:

(i) Checkup: Facts
(ii) Supply: Missing facts
(iii)Refer: Rules/ authority(who is competent authority to decide the case and under what rule)
(iv) Quote : Precedents
(v) Suggest : Alternatives
(vi) Assess: Implications/complications

9. Notes must be written on both sides of the paper for this purpose.
10. A full-fledged note will facilitate officers to arrive at apt decisions quickly.

11. On top of the first page of the note portion in each volume of the file, file number, name of the Ministry/Department, name of branch/section subject of the file, and classification of the file will be mentioned. A similar procedure will be followed on file cover also.

For example:

File No.————-

Govt of India

Ministry of Communications

Department of Posts

SPG Section

Subject:

Classification of File:

***   ***   ***

Examples of Noting and Drafting in Government Offices in English

IPO EXAM 2019 Noting & Drafting Question Answered:

It has been decided to organize a letter-writing competition amongst school children under the program ‘Dhai Akhar’ on the occasion of the 150^th Birth Anniversary of Mahatma Gandhi.  Draft a letter to Principals of Schools in your division indicating the importance of letter writing and requesting them to allow their school children to participate in the competition.

Government of India

Department of Posts

Office of the Superintendent of Post offices

                                         Machilipatnam Division, Machilipatnam-520 001

To

The Principal

Saint Francis School.

Machilipatnam-521 002.

No. G/2020/Dlgs     dated at Machilipatnam        the     29-11-2020

                 Sub: Letter Writing Competition on the occasion of 150^th Birth Anniversary of                             Mahatma Gandhi – Reg.

***   ***   ***

                         This is regarding conducting of letter writing competition on the occasion of 150^th Birth Anniversary of Mahatma Gandhi.

            Letters are a good way to document and record important events and information. Though eMail is a popular form of communication nowadays, letters provide a powerful and more formal way to communicate. It is a known fact that all employers, big or small, expect good communication skills from the employees. Without exposure to real formal communication in writing, one cannot learn it with ease. So, the children should seize the opportunity to communicate in writing as well, apart from speaking. Letter writing comes in handy by developing Communication skills effortlessly.  Letter writing enhances the communication skills of the growing children which reaps benefits in the future.

                     Keeping given the importance of letter writing and to inculcate the habit of letter writing in school-going children, the Department of Posts is proposing to conduct a letter-writing competition on the occasion of 150^th Birth Anniversary of Mahatma Gandhi on …… at Head Post Office premises under the program Dhai Akar.

The eligibility conditions for participation in the said program are:

(i) Children from Classes XI to IX can participate.

(ii) Application should reach the undersigned before: ________.

(iii) Application forms are enclosed for ready reference.

(iv) Topic for Letter Writing is_________________.

(v) For any queries, you can contact at phone number___________.

            Therefore, it is requested to allow your school children to participate in the letter competition and encourage them to write letters.

 

 

(-Sd-)

(Name)

Supdt of Post offices

Machilipatnam Division

Machiliaptnam

(There is no harm in adding Sir as salutation, yours sincerely at the end with closing as ”Thanking you Sir”)

Styles in Notes and Drafts- The Usual mistakes

(Noting & Drafting)-Noting in Government Offices

Noting & Drafting looks elegant if the correct form/structure without any redundancy is used.

The correct form of drafting is as follows:

SLNO	Wrong (instead of )	Correct (use this )
1.	Informations	Information/ pieces of information
2.	The same	it
3.	Therein, thereon	In it, or on it
4.	Make the assessment	assess
5.	Purchase	Buy
6.	commence	begin
7.	Omitted to, failed to	Did not
8.	Make enquires	Enquires
9.	Building purposes	Buildings
10.	Has been omitted to be entered in the register	Has been omitted from the register
11.	For being	To be
12.	For doing	To do
13.	Returned for being stamped	To be stamped
14.	In case in which	When, where, if
15.	Necessary entries, necessary corrections, necessary instructions	Use ‘’necessary’’ sparingly
16.	Do the needful	Do what is necessary;
17.	Avail, avail of; The leave was availed of; I availed of the leave; he is permitted to avail the holidays	Took the leave
18.	Available, not readily available	Avoid the word’’ available’’
19.	To kindly state	Kindly to state
20.	The Deputy Commissioner will, in the circumstances now stated, be requested	In the Circumstances now stated, the Deputy Commissioner will be requested to________’’
21.	Marginally noted; having marginal notes	Noted in margin
22.	Plan marked;	Marked with plans
23.	The figure for 1949, 1950, and 1951 were 256,257 and 348 respectively	The figure for 1949 was 256, that for 1950 was 257 and that for 1951was 348.
24.	Former, later	Avoid these words
25.	With reference to; with advertence to	In reply to, As directed in; In their order—–Govt directed–
26.	Hand over	Give
27.	As well as	And
28.	In case	If
29.	I am unable to	I cannot
30.	As to whether	Whether
31.	As against as compared with	Against compared with
32.	penultimate	Last but one
33.	Make an application	Apply
34.	I am directed to request that you will be so good as to furnish me with information as to whether	I am directed to enquire whether
35.	Dispose it off	Dispose of it
36.	Tear off	Tear up
37.	Stick up	Stick in
38.	Slips have been pasted	Pasted-in
39.	Papers have been stitched	Stitched together/sewn together
40.	In lieu of	Instead of
41.	Proceeded;	Went to
42.	reside	Dwell/live
43.	label	Stamp
44.	cover	Envelope/letter
45.	Enough of money	Enough money
46.	None made an offer	No one made an offer
47.	It is not used by any	It is not used by anyone
48.	This is known to all	Everyone knows this
49.	There is no use of sending	It is no use sending; there is no use in sending; it is no use to send
50.	He was absent in his house	He was away, OR he was not at home; was out
51.	He did not address the letter and did not also stamp it	Nor did he stamp it.
52.	I enquired into the witness	Examine witnesses; enquire into a case
53.	Investigate into a case	Investigates it
54.	My family members	Members of my family; Male members of my family
55.	Through =past; cross= went past I went through the temple. I crossed the temple	Cross river; crossroad (from one side to other)
56.	Has breathed his last; is no more;	Is dead
57.	You should insist on the secretary to reply	Should insist on his replying…
58.	Govt sanctioned a peon to the Manager	Govt sanctioned a peon for the manager
59.	Petitioner wants that the land should be transferred	Petitioner wants the land transferred/to be transferred
60.	Make inquiries	Enquire
61.	Omitted to be entered	Omitted
62.	For being	To be
63.	For doing	To do
64.	For being stamped	To be stamped
65.	The question as to whether	Question whether
66.	Under the circumstances	In the circumstances
67.	You are kindly requested to look into the matter personally	Will, you kindly look into the matter personally; will you be kind enough to look into the matter personally.
68.	Cope up with it	Cope with it
69.	I am well and wish to hear the same from you	I am well and hope you are well
70.	Please Furnish a copy; furnish the details	Please forward(supply) a copy; please forward(supply) the details

Source: Swamy`s Precis & Draft Made easy.

Types of Communication (Noting & Drafting)

Type of Communication	Purpose & Content	Addressed to
Letter	To Convey/seek Information, Views, Decisions, Directions	Sub-ordinate                   or Superior              Office, Members of public
Demi Official Letter	To Interchange or communicate opinion or information informally or to receive personal information	Another Government officer not below one/two levels
Order	To Communicate financial sanctions   Government orders in disciplinary cases and service matters like an appointment, promotion, etc.	To none specifically   To the official concerned in disciplinary / service matter
Endorsement	Reply to the original letter itself   To forward a copy to another department/office for  information/action	The sender of the original communication Officers / Sections / Units within the Department
Office Order	To communicate internal  administrative decisions	Officers/Sections within the Office
Press Note	To give wide publicity to a govt decision through the press, radio, etc.	None specifically
Office Memorandum	Interdepartmental communication to call for / convey information	For Subordinate Offices and Employees

Wait for tomorrow to access more on drafting and notings. If you do not need further ”drafting and noting”  topic, please comment.

Noting and Drafting in Hindi:

My sincere thanks to Smt Ch. Sarada, Hindi Translator, & Sri Ch. Siva Rama Krishna of AP Circle office for their meticulous contribution in translating this article on Noting and Drafting from English to Hindi for the benefit of IPO/PS Group B Aspirants of other states who wish to write exam in Hindi as well.

डाक निरीक्षक परीक्षा & डाक सेवा समूह ख परीक्षा के लिए टिप्पण व आलेखन

22 नवंबर, 2020 को प्रशासक के द्वारा पोस्ट किया गया

आई.पी.ओ परीक्षा & पी.एस ग्रूप बी परीक्षा के लिए टिप्पण व आलेखन आपको अच्छें अंक दिलाएगा क्योंकि सूक्ष्म विवरण उदाहरण के साथ दिखाए गए हैं। आई.पी.ओ परीक्षा & पी.एस ग्रूप ख परीक्षा के लिए टिप्पण व आलेखन एक महत्वपूर्ण विषय है जो अक्सर कई लोगों को डराता है क्योंकि यह आई.पी.ओ या पी.एस.ग्रूप बी परीक्षा में कुल अंकों में एक बडा हिस्सा बनता है। इसलिए टिप्पण व आलेखन महत्वपूर्ण है जब आप वास्तव में डाक निरीक्षक या डाक अधीक्षक या कही भी काम करते है।

तो, आइए आज इस पहलू पर गहराई से उतरते हैं।

टिप्पण व आलेखन क्या है?

मिसिल में सरकारी अधिकारी द्वारा एक महत्वपूर्ण अंतिम निर्णय लेने के लिए सही तत्थों, आंकडों और नियमों की स्थिति आदि के साथ प्रस्ताव या विचाराधीन कागजात का संक्षिप्त सार तैयार करने की प्रक्रिया टिप्पण है। यह टिप्पणी संबंधित सहायक द्वारा मध्यस्थ अधिकारियों को प्रस्तुत किया जाता है और मामले पर निर्णय लेने के लिए सक्षम अधिकारी अपने विचारों को कारण जोडते हुए रिकॉर्ड करता है। फिर इसे अंतिम आदेशों के लिए अपने उच्च अधिकारियों को प्रस्तुत किया जाएगा।

 

मसौदा एक दस्तावेज की कच्ची प्रति है या दस्तावेज़ को तैयार करने का प्रारंभिक प्रयास है जिसे की किसी न किसी प्रतिलिपि या किसी दस्तावेज़ को तैयार करने का एक प्रारंभिक प्रयास है, जिसे अंतिम रूप से स्वीकृत होने से पहले संशोधित, सुधारा या परिवर्तित किया जा सकता है।

अंग्रेजी टिप्पण व आलेखन का निर्णायक कार्य होता है मामले का तार्किक ढंग से या तो नियमों से समर्थित या विशेष रूप से नियम न हो तो पूर्व निर्णय के अनुसार शुरू करना और पूरा करना।

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Sample Paper of Noting and Drafting in Hindi

Sample Paper of Noting and Drafting in Hindi is as follows:

मैं इस पृष्ठ को दैनिक रूप से अद्यतन करूँगा क्यों कि सम्मिलित करने के लिए यह एक विस्तृत विषय है।

टिप्पण व आलेखन पर पिछले आई.पी.ओ प्रश्नपत्र (2019) के प्रश्नों के उत्तर

प्रश्न-1

निरीक्षण के समय में आपके द्वारा एक एकल हाथवाले डाक घर में धन का दुर्विनियोग का पता लगाया गया है। डाक निरीक्षक के रूप में एक रिपोर्ट तैयार करें कि धोकाधडी कैसे हुई और आगे की कार्रवाई के लिए शिफारिश करें।

उत्तर 1:

भारतीय डाक विभाग

डाक निरीक्षक का कार्यालय, क्यू उप मंडल

मैसूर – 570010

गोपनीय

सेवा में

वरिष्ठ डाक अधीक्षक,

मैसूर मंडल,

मैसूर

 

सं         ……………………………….. दिनांक 29.11.2020

          विषयः क्ष उ.डा.घ, एकल हाथवाले डाकघर में धन का दुर्विनियोग के बारे में।

*** *** ***

       यह क्ष उप डाकघर, एकल हाथवाले डाक घर में धन का दुर्विनियोग के बारे में है। इस संबंध में प्रस्तुत है कि क्ष उ.डा.घ का निरीक्षण दिनांक 28.11.2020 को किया गया था जिसका अंतिम निरीक्षण की तारीख 01.12.2019 था। अंतिम निरीक्षण की तारीख से श्री एम उप डाकपाल के रूप में काम कर रहा है।

 

1. कैसे धोकाधडी प्रकाश में आया?

वार्षिक निरीक्षण के दौरान ग्राहकों से कुछ बचत बैंक पास बुक मंगाए गए है और एच.ए.एल.सी.आई कमांड को इस्तेमाल करके फिनकिल के शेष के साथ पासबुस के शेष का सत्यापन किया गया है। जाँच करने पर पता चला कि शेष अलग अलग है और उप डाकपाल ने निम्न ब्यौरे के अनुसार बचत बैंक धोखाधडी किया था।

1. करने का ढंग:

श्री एम, उ.डा.पा, क्ष उ.डा.घ ने जमाकर्ता पी.पल्लवी से उसकी बचत बैंक खाता संख्या.3018520055 में जमा करने हेतु कुल रु.70,000 को स्वीकार किया और जमाकर्ता से रकम की प्राप्ति की पावती के रूप में पासबुक में हस्ताक्षर के साथ प्रविष्टियाँ डाला और तारीख मोहर लगाया। लेकिन उसे डाक घर की खातों में जमा करने में विफल हुआ।

III. ठग लिए गए खातों का विवरण:

निम्न लिखित बचत बैंक खातों के सत्यापन करने पर दुर्विनियोग पाया गया है।

1. बचत बैंक खाता संख्या. 3018520055 –

पी.ओ.एस.बी. खंड-I (द्वितीय संस्करण) के नियम 31(2) (i) (b) (i) के प्रावधनों का उल्लंघन करते हुए श्री एम, उ.डा.पा ने श्रीमति पी.पल्लवी के द्वारा क्ष उ.डा.घ में उनकी बचत बैंक खाता संख्या.3018 5200 55 में जमा की गयी निम्न लिखित एस.बी.जमाओं को लेखा जोखा देने में विफल हुआ।

पासबुक के अनुसार लेन देन				लेखा जोखा किए गए लेन देन				सरकार के खाते में ली गयी राशि (रु)
तारीख	जमा	वापसी	लेन देन के बाद शेष	तारीख	जमा	वापसी	लेन देन के बाद शेष
04.05.2020	50,000	–	50,157	–	–	–	–	50,000
10.06.2020	20,000		70,157					20,000
दुर्विनियोग की गयी कुल राशि रु. में								70,000

2. जमाकर्ता का विवरण

श्रीमति पी.पल्लवी, एस.बी.खाता संख्या.3018 5200 55 का धारक ने अपने बयान दिनांक 28.11.2020 में कहा था कि उ.डा.पा ने दिनांक 04.05.2020 को रु.50,000 और  दिनांक 10.06.2020 को रु.20,000 का नकद स्वीकार किया था और एस.बी. पासबुक में प्रविष्टियों के साथ हस्ताक्षर करके  तारीख मोहर डाला था।

3. उ.डा.पा एम का विवरण :

श्री एम ने अपने बयान दिनांक 28.11.2020 में स्वीकार किया कि उसने जमाकर्ता श्रीमति पी.पल्लवी से दिनांक 04.05.2020 को रु.50,000 और दिनांक 10.06.2020 को रु.20,000 की नकद स्वीकार किया था और डाक घर के खाते में जमा नहीँ किया था और उस रकम को अपने निजी इस्तेमाल किया था।

फिनकिल मेनु में एच.ए.सी.एल.आई कमेंड से फिनकिल लेडजर देखने पर पता चला कि क्रमशः दिनांक 04.05.2020 और 10.06.2020 को रु.50,000/- और रु.20,000 की जमा सरकारी खतों में जमा की तारीख को या पश्चात जमा नहीं किया गया है। अन्य प्रासंगिक रिकार्ड यानी उ.डा.घ लेखा, एस.बी. एल.ओ.टी/लान्ग बुक, मूल पासबुक, उ.डा.घ के दैनिक खाता आदि से गैर जमा की पुष्टि की गयी थी।

गैर-क्रेडिटकीपुष्टिकीगईथी।

 

निरीक्षण के दौरान पासबुक के परीक्षण पर यह संदेह किया गया है कि उप डाकघर में धन की हेराफेरी है। अतः अनुरोध है कि उप डाक घर के विस्तृत पूर्व कार्य सत्यापन के लिए आवश्यक आदेश जारी करें। सभी संबंधित प्रासंगिक रिकार्ड जब्त कर लिए गए हैं।

1. आगे आवश्यक कार्रवाई के लिए शिफारिशें

       उक्त उल्लिखित काम करने का ढंग और धोखाधडी में शामिल राशि को नजर में रखते हुए निम्न लिखित कार्रवाई शिफारिश की जाती है।

• तारीख मोहर तुरंत बदलने के लिए शिफारिश की जाती है। मंडल कार्यालय से तुरंत प्रायोगिकी तारीख मोहर की आपूर्ति की जा सकती है।
• धोखाधडी की राशि और अन्य पहलुओं को नजर में रखते हुए पदधारी के निलंबन के मामले को जांच की जा सकती है।
• इसमें शामिल राशि रु.70,000 है जो सीमा रु.50,000 से परे होने के कारण पुलीस को रिपोर्ट देनी पड सकती है। इस संबंध में प्रस्तुत प्रारूप कृपया अनुमोदित करें।
• इस मामले में क्ष उ.डा.घ का शत प्रतिशत सत्यापन या पूर्व कार्य सत्यापन शिफारिश की जाती है।

निष्कर्ष:

सक्षम प्राधिकारी से आदेशों की प्रत्याशा में, पूर्व कार्य सत्यापन की शुरुआत की जाती है और नुकसान की वसूली सुनिश्चित करने के लिए उचित कदम उठाए जाएंगे।

       इस संबंध में आगे अनुदेशों के लिए प्रार्थना की जाती है।

(ह/-)

डाक निरीक्षक

क्यू उप मंडल

मैसूर

 *** *** ***

Official Noting and Drafting

How to Write Noting and Drafting in Hindi

उपरोक्त रिपोर्ट सिर्फ एक उदाहरण है। आप मूल्यांकनकर्ता का ध्यान आकर्षित करने हेतु और अधिक प्रभावी रूप से सुधार कर सकते हैं।  आप पाठकों को अधिक मूल्य जोडने के लिए ऐसे सुझाव टिप्पणी अनुभाग में दे सकते हैं।

 

टिप्पण व आलेखन

प्रारूपण करते वक्त ध्यान देने योग्य महत्वपूर्ण बिंदु

1. मिसिल संख्या महत्वपूर्ण है। जहाँ तक संभव हो सके इसको छोडना नहीं चाहिए। उचित विषय संख्या अंत में स्थान और दिनांक के साथ दिया जा सकता है। उदाहरण के लिए नुकसान व धोकाधडी मामले मंडल कार्यालयों में ‘एफ’ मामला संख्या के साथ निपटाए जाते है। आप वही लिख सकते है। (इसके लिए अंक दिए जाएंगे)
2. विषय का उल्लेख करें। (इसके लिए अंक दिए जाएंगे)
3. प्रेषक का पता – विधिवत कार्यालय का नामा, विभाग और स्थान का उल्लेख करना अपेक्षित है। (इसके लिए अंक दिए जाएंगे)
4. पत्र पानेवाले का पता पिनकोड के साथ। (इसके लिए अंक दिए जाएंगे)

 

5. प्रस्तावना :

प्रारूप / पत्र / रिपोर्ट के प्रस्तावना के विषय में ज्यादा से ज्यादा 90 पाठ भेद / रूपांतर है जिन्हें मैं आनेवाले दिनों में जल्द ही साझा करूँगा (यही पर)। बहुत लोकप्रिय वाक्यांश है “यह…. के बारे में है”

6. उपशीर्षक : विषय के आधार पर स्पष्ट रूप से उपशीर्षक रेखांकित करते हुए अंत में अपूर्ण विराम जोडते हुए लगाए जा सकते है। (इसके लिए अंक दिए जाएंगे)
7. प्रश्न में विशेष रूप से पूछा गया अंश : उदाहरण के लिए उक्त प्रारूप में आपसे पूछा गया है कि (i) धोखाधडी कैसे प्रकाश में आया (ii) आगे की कार्रवाई के लिए शिफारिशें आदि। अतः पूछे गए उन बिंदुओं को सम्मिलित किए बिना प्रारूप लिखने से कोई मतलब नहीं है। इसलिए प्रश्न को सावधानी से दो बार पढ ले और जांच करे कि प्रश्न में विशेष रूप से क्या पूछा गया है और उसे बेबदलता से सम्मिलित करें। (इसके लिए निश्चित रूप से अंक दिए जाएंगे)

8. निष्कर्ष :

रिपोर्ट के अंत में आपके द्वारा निश्चित रूप से लिए गए कदमों का उल्लेख करते हुए निष्कर्ष देना जरूरी होता है और प्रश्न में पूछे गए विषय के अनुसार आगे अनुदेशों के लिए अनुरोध या जो भी उचित समझे किया जा सकता है। (इसके लिए अंक दिए जाएंगे)

9. प्रेषक का पता और हस्ताक्षर :
10. रिपोर्ट के अंत में प्रेषक का पता और पदनाम मोहर के साथ आपका हस्ताक्षर करना जरूरी होता है। (इसके लिए अंक दिए जाएंगे)
11. रिपोर्ट का मुख्य भाग:

विचार/तर्क, नियम, उदाहरण, पूर्व निर्णय के साथ मुख्य सार जिसके आधार पर निष्कर्ष तैयार किया गया है, उन पैराओं को हाई लाइट कर सकते हैं। दूसरी तरफ से जो भी मांगी गयी सूचना का भी उल्लेख किया जा सकता है। (इसके लिए अंक दिए जाएंगे)

12.विषय पर अपनी पकड दिखाएं:

कहना आसान करना मुश्किल है। यह तथ्य है कि हम अनेक नियम जानते है और विषय के बारे अपार अनुभव है।  लेकिन प्रश्नपत्र में (विशेष रूप से परीक्षा में) अभिव्यक्ति किए बगैर मूल्यांकनकर्ता नहीं जान पाएगा कि आप जानते हैं। (यह दूसरों पर बढत देता है)

13. इसलिए, आपका लक्ष्य होना चाहिए कि मूल्यांकनकर्ता समझे कि आप अच्छी तरह से जानते हैं। इसके लिए आपकी अभिव्यक्ति स्पष्ट और सूक्ष्म विवरण के साथ होनी चाहिए जो आपके विषय ज्ञान को दर्शाता है।
14. प्रस्तुतीकरण सूक्ष्य हो लेकिन सूचना / संचार प्रवाह से प्रामाणिक हो। कोई व्याकरण की गलतियाँ न हो, अनुक्रम कभी न छोडे। शब्दों का दोहराव से बचें (एक ही समरूप अर्थवाले विभिन्न वाक्यांश)

15. नियमों का उद्धरण (टिप्पण व आलेखन)

जहाँ भी आवश्यक हो नियमों का उद्धरण करें और परीक्षण का ध्यान आकर्षित करने हेतु रेखांकित करके हाईलाइट करें। (इसके लिए अंक दिए जाएंगे और दूसरों पर बढावा देगी)

आप पूछ सकते है कि अगर आप यथार्थ नियम संख्या नहीं जानते तो क्या होगा?

Yes! आप प्रासंगिक निय शीर्ष को लिख सकते है। उदाहरण के लिए आप लिख सकते है ‘बचत बैंक नियमों के अनुसार’ या ’डाक घर बचत बैंक (सी.बी.एस) पुस्तिका के अनुसार’ या ’डाक घर जीवन बीमा नियम, 2011 के अनुसार’ आदि।

आप आगे ये भी कह सकते है कि अगर आप नियमों के शीर्षक के बारे में भी निश्चित न हो तो क्या होगा?

बस आप केवल यह लिख सकते है कि “नियमों के अनुसार”। लेकिन याद रखिए नियम का उल्लेख करनेवालों को नियम का उल्लेख न करनेवालों पर बढत मिलेगा। आप इससे परेशान न होने के लिए यह अंतिम उपाय है।

16. अपने टिप्पण व आलेखन मूल्यांकनकर्ता के अनुकूल कैसे बनाएं?

आप मूल्यांकनकर्ता की नजर से देखिए। उनको एक दिन में मूल्यांकन करने के लिए 50 कागजात दिए जाएंगे। आप कल्पना करें कि आपको वह कार्य दिया गया है तो क्या करेंगे।

आप विभाग के द्वारा दिए गए मूल्याकंन के सिद्धांतों के अनुसार जाएंगे जिसमें विशेष रूप से प्रत्येक मद के लिए अंक प्रदान किए जाने हैं।

उदाहरण के लिए, मिसिल संख्या, तारीख और स्थान के लिए 1 अंक, प्रेषक और प्रेषिती और प्रस्तावना के पते के लिए 1 अंक, विषय पंक्ति के लिए 1 अंक, उप शीर्षकों के लिए 1 अंक, रिपोर्ट के मुख्य भाग के लिए 4 अंक, निष्कर्ष के लिए ½ अंक, नियमों का उल्लेख के लिए ½ अंक, विशेष रुप से प्रश्न में पूछे गए विषय के लिए ½ अंक दिए जाने हैं।

ऐसी स्थिति में आप क्या करेंगे?

आप अभ्यर्थी के द्वारा जवाब पत्र में लिखे गए प्रारूप से इन मंदो को जांच करेंगे। अगर प्रारूप बेढंगा या बिना साफ या रेखांकित या उजागर किए बिना हो तो कभी कभी जिसके लिए आप खोज रहे है उसको पहचानना मुश्किल हो जाएगा।

मान लीजिए की अभ्यर्थी ने अंक देने के लिए योग्य उन मदों को रेखांकित या उजागर किया है तो आपका काम (मूल्यांकनकर्ता) आसान होगा। क्या मैं सही हूँ?

इसलिए, अब अभ्यर्थी के रूप में आप मूल्यांकनकर्ता की सुविधा के लिए आपको क्या करना है?

स्पष्टतः आप अंक प्राप्त करने के लिए योग्य उन मंदों को उजागर / रेखांकित करना शुरू करते हैं।

कैसे? इटैलिक या मोटे बनाने या रंगं लगाने के लिए आपके पास कोई कंप्यूटर नहीं है?

असंभव लगता है न? नहीं, बिलकुल नहीं।

• तिरछा लेखन द्वारा इटैलिक बनाएं:

1 या 2 दिन के लिए घर पर तिरछा लेखन (दाईं ओर तिरछा) का अभ्यास कीजिए; अब आप तैयार हैं।

• पुनः लेखन द्वारा अक्षरों को बडे अक्षर करें:

पहले से ही लिखी गयी वाक्यांश को पुनः लेखन करके मोटा करें। हाँ यह मोटा अक्षर जैसा अच्छा है।

• बडे अक्षरों का प्रयाग करें:

यदि आप रंग नहीं दे सकते तो छोड दीजिए। मूल्यांकनकर्ता का ध्यान आकर्षित करने हेतु आप बडे अक्षरों में (जैसा कि मैंने उक्त प्रारूप में एच.ए.एल.सी.आई किया था) लिख सकते हैं।

• रेखांकित करें:

जिन पर आप ध्यान आकर्षित करना चाहते है, उन महत्वपूर्ण नियमों या मेनू या उदाहरणों को रेखांकित करने के लिए आपको पूर्ण स्वतंत्रता है।

 *** *** ***

अधिकारियों के लिए हिन्दी में टिप्पण

(टिप्पण व आलेखन)

यदि आपके पास पर्याप्त समय हो तो ये 2 दस्तावेज पढने लायक हैं।

अधिकारियों द्वारा हिन्दी में टिप्पण के लिए जांच करें

कार्मिक, लोक शिकायत और पेंशन मंत्रालय, प्रशासनिक सुधार और लोक शिकायत विभाग द्वार अनुमोदित कार्यालय की प्रक्रिया पर मूल नियमवली का लिंक निम्न लिखत है।

कार्यालय की प्रक्रिया पर केंद्रीय सचिवालय मूल नियमावली 2015

Noting and Drafting Samples for IPO Group B Exams

टिप्पण व आलेखन पर आई.पी.ओ. प्रश्न पत्र 2019 के जवाब

प्रतिनियुक्ति पद के लिए पदधारी के आवेदन को अग्रेषित करने के लिए विराम काल अवधि की शिथिलीकरण के लिए सक्षम प्राधिकारी के आदेश मांगने के लिए एक टिप्पणी तैयार करें।

जवाब:

2 / एन          मिसिल संख्या.B1-4 / 10 दिनांक 29-11-2020

विषयः प्रतिनियुक्ति पद के लिए पदधारी के आवेदन अग्रेषित करने के लिए विराम काल अवधि की शिथिलीकरण के लिए अनुरोध के बारे में।

संदर्भः पृष्ठ 1/एन पर टिप्पण का अवलोकन करें।

प्रतिनियुक्ति पद के लिए पदधारी श्री एम के आवेदन के बारे में है जिन्होंने विराम काल अवधि समाप्त नहीं किया है। पदधारी प्रतिनियुक्ति पद पर दिनांक ………… से दिनांक ……….. तक काम किया था। पदधारी ने विराम काल अवधि की शिथिलीकरण के लिए अनुरोध किया।

2. नियम की स्थिति: निदेशालय के दिनांक 07.01.2020 के पत्र संख्या.141-141/2013-एस.पी.बी- II के पैरा संख्या.4(v) के अनुसार किसी अधिकारी का पूरी सेवा में अस्थायी स्थानांतरण एक या दो बार अधिकतम तीन वर्षों की अवधि के लिए किया जाएगा। तथापि, अस्थायी स्थानांतरण की दो बारियों (अवधियों) के बीच कम से कम 3 वर्ष का अंतराल होगा।

विराम काल अवधि की शिथिलीकरण के लिए सक्षम प्राधिकारी ………. है।

3. मामले से संबंधित तथ्य : उक्त उल्लिखित पदधारी के मामले में पदधारी ने 2 साल की अस्थायी स्थानांतरण ……….. से …………. तक पूरा किया है।
4. अब, पदधारी प्रतिनियुक्त पद के लिए अनुरोध कर रही है। उन्होंने विराम काल अवधि यानी अस्थायी स्थानांतरण की दो बारियों (अवधियों) के बीच कम से कम 3 वर्ष का अंतराल पूरी नहीं की है।
5. प्रस्तावित कार्रवाई के लिए कारण: पदधारी प्रतिनियुक्ति पद के लिए इसलिए अनुरोध कर रही थी कि उनका पति उस स्थान पर कार्यरत है और वह नियम-38 स्थानांतरण के दो अवसरों को पहले ही उपयोग कर चुकी है।
6. प्रस्तावित कार्रवाई: उक्त स्थिति को ध्यान में रखते हुए पदधारी के आवेदन को विराम काल अवधि की शिथिलीकरण के लिए सक्षम प्राधिकारी को अग्रेषित कर सकते है। एक प्रारूप अग्रेषण पत्र पृष्ठ संख्या.2/सी पर अनुमोदनार्थ प्रस्तुत है।

       अवलोकन एवं आदेशार्थ प्रस्तुत।

का.स                                   पर्यवेक्षक

(तारीख सहित हस्ताक्षरित)

 

(टिप्पण व आलेखन)

टिप्पणी करते वक्त भली भांति जानने योग्य महत्वपूर्ण बिंदु

टिप्पणी की संरचना

Serail : टिप्पणी के विवध भाग निम्नानुसार है:

1. टिप्पणी की संख्या (अंक दिए जाएंगे)
2. मिसिल संख्या व तारीख (अंक दिए जाएंगे)
3. विषय / प्रस्तावित कार्रवाई (अंक दिए जाएंगे)
4. पिछले संदर्भित टिप्पणी, अगर हो तो (अंक दिए जाएंगे, अगर ताजा प्राप्ति न हो तो)
5. टिप्पणी का सार- विषय से संबंधित ब्यौरा; विषय पर आदेश / प्राधिकारी, अगर हो तो (अंक दिए जाएंगे)
6. प्रस्तावना, तारीख सहित आरंभकर्ता का हस्ताक्षर; अधिकारी का पदनाम जिसको टिप्पणी चिह्नित किया गया है (अंक दिए जाएंगे)

संभावित अंक

(टिप्पण व आलेखन)

उदाहरण के लिए टिप्पणी संख्या के लिए ½ अंक, मिसिल संख्या व तारीख के लिए 1 अंक, विषयवस्तु और पूर्व संदर्भ, अगर हो तो, उसके लिए 1 अंक, उप शीर्षकों के लिए 1 अंक, मुख्य भाग के लिए 4 अंक, निष्कर्ष और प्रस्तावित कार्रवाई के साथ विकल्प / जटिलताओं / निहितार्थ का सुझाव के लिए ½ अंक, नियमों की स्थिति के लिए ½ अंक, प्रश्न में विशेष रूप से पूछे गए विषय के लिए ½ अंक, आरंभकर्ता के हस्ताक्षर और अधिकारी का पदनाम जिसको चिह्नित है के लिए 1 अंक दिए जा सकते है।

आगे विषय वस्तु में 4 और अंक दिए जा सकते हैं यानी संक्षिप्तीकरण के लिए 1 अंक, बिना किसी पुनरावृत्ति के लिए ½ अंक, व्याकरण गलतियों के बिना भाषा लिखने के लिए ½ अंक, शुद्ध भाषा के लिए ½ अंक, मामले को सम्यक अनुक्रम में प्रस्तुतीकरण के लिए ½ अंक, हरेक मामले को एक पैरा में लिखने व पैराओं को क्रम संख्या देने के लिए ½ अंक दिए जा सकते हैं।

ये अस्थायी अंक हैं, लेकिन मूल्यांकनकर्ता के सामने क्या आवश्यक जानकारी प्रस्तुत करना है, इसके बारे में आपको एक संक्षिप्त विचार मिलेगा।

1. छोटे शीर्षक लगाकर बेहतर पैरा लिखना है। किसी भी विषय से संबंधित टिप्पणी शुरू से अंतिम निपटान तक लगातार जारी रहेगा।
2. पैराओं को क्रमांक देना आवश्यक है।
3. अधिकारियों के द्वारा दी गयी हाशिया टिप्पणी को भी पैरा मानना होगा और क्रमांक देना होगा।
4. टिप्पणी तथ्यों, आंकडों, विधि, नियमों, प्रक्रिया और पूर्व निर्णयों सहित होनी चाहिए।
5. सर्वप्रथम मामले की पृष्ठभूमि दें (क्या, कब, कहाँ, क्यों, कैसे आदि)
6. विचाराधीन वर्तमान कागजात को संक्षिप्त करें (विषय को 1/3 करें) (पूर्ण रूप से प्रतिलिपि वर्जन करें)
7. निम्न लिखित का उपयोग करें।

पुरुष   – अन्य पुरुष

कथन – अप्रत्यक्ष

वाच्य – कर्म वाच्य  

काल   – भूतकाल (एक ही काल का प्रयोग सुनिश्चित करें)

8. टिप्पणी के लिए संकेत

 (i) तथ्यों का जांच करें

 (ii) अपूर्ण तथ्यों की आपूर्ति करें

 (iii) नियम/ प्राधिकारी को संदर्भित करें (मामले पर निर्णय लेने के लिए कौन सक्षम प्राधिकारी है

     और किस नियम के अंतर्गत आदि) देखें

• पूर्व निर्णयों का उद्धरण करें
• विकल्पों का सुझाव दें
• निहितार्थ और जटिलताओं का मूल्यांकन करें

9. टिप्पणी कागज के दोनों ओर लिखे जाने चाहिए।
10. अधिकारियों द्वारा उपयुक्त निर्णय शीघ्र लेने पूर्ण रूप से तैयार की गयी टिप्पणी सुविधाजनक होगा।
11. मिसिल के प्रत्येक आयतन के प्रथम पृष्ठ के ऊपरी भाग में मिसिल संख्या, मंत्रालय/ विभाग का नाम, शाखा/अनुभाग का नाम, मिसिल का विषय और मिसिल का वर्गीकरण आदि का उल्लेख किया जाएगा। मिसिल के कवर पर भी उसी प्रकार की प्रक्रिया अपनाई जाएगी।

उदाहरण के लिए

मिसिल संख्या ——————-

भारत सरकार

संचार मंत्रालय

डाक विभाग

एस.पी.जी अनुभाग

विषयः

मिसिल का वर्गीकरण

*** *** ***

Noting and Drafting in Hindi

डाक निरीक्षक परीक्षा 2019 टिप्पण व आलेखन पर प्रश्न का उत्तर

महात्मा गांधी की 150 वीं जयंती के अवसर पर ‘ढाई आखर’ कार्यक्रम के अंतर्गत स्कूली बच्चों के बीच एक पत्र लेखन प्रतियोगिता का आयोजन करने का निर्णय लिया गया है। पत्र लेखन के महत्व को बतलाते हुए आपके मंडल के स्कूल के प्रधानाचार्यों को एक पत्र लिखने के लिए मसौदा तैयार करें और अनुरोध करें कि प्रतियोगिता में उनके स्कूल के बच्चों को भाग लेने के लिए अनुमति दें।

भारत सरकार

डाक विभाग

डाक अधीक्षक का कार्यालय

मछलीपट्टणम मंडल, मछलीपट्टणम-520 001

 

सेवा में

प्रधानाचार्य

सेइंट फ्रांसीस स्कूल

मछलीपट्टणम-521 002

सं.जी/2020/डीलिंग्स   मछलीपट्टणम दिनांक 29.11.2020

       विषयः महात्मा गांधी के 150 वीं जंयती के अवसर पर पत्र लेखन प्रतियोगिता के बारे में।

*** *** ***

       महात्मा गांधी की 150 वीं जयंती के अवसर पर पत्र लेखन प्रतियोगिता आयोजित करने के बारे में है।

महत्वपूर्ण घटनाओं और सूचना को रिकार्ड करने व प्रलेख के लिए पत्र एक अच्छा तरीका है। आजकल ईमेल एक लोक प्रिय संचार का माध्यम होने पर भी पत्र संचार के लिए एक शक्तिशाली और अधिक औपचारिक माध्यम है। यह विदत तथ्य है कि सभी नियोक्ता चाहे बडे हो या छोटे अपने कर्मचारियों से अच्छे संचार कौशल की उम्मीद करते हैं। लिखित में वास्तविक औपचारिक संचार कौशल के बिना कोई भी आसानी से नहीं सीख सकते है। अतः बच्चों को बोलने के साथ साथ लिखित रूप से संवाद करने का अवसर भी पकडना है। पत्र लेखन सहजता से संचार कौशल विकसित करने में काम आता है। पत्र लेखन बढ़ते बच्चों के संचार कौशल को बढ़ाता है जो भविष्य में लाभदायक सिद्ध होता है।

       पत्र लेखन के महत्व को ध्यान में रखते हुए और स्कूल जानेवाले बच्चों में पत्र लेखन की आदत को विकसित करने के लिए भारतीय डाक विभाग ने महात्मा गांधी की 150 वी जयंती के अवसर पर ढाई आकर कार्यक्रम के अंतर्गत प्रधान डाक घर में पत्र लेखन प्रतियोगिता आयोजित करने का निर्णय लिया है।

उक्त कार्यक्रम में भाग लेने के लिए पात्रता की शर्तें हैं

(i) कक्षा XI से IX तक के बच्चे भाग ले सकते हैं।

 (ii) आवेदन अधोहस्ताक्षरी को ________तक पहुंचना चाहिए।

 (iii) आवेदन पत्र तुरंत सदर्भ हेतु संलग्न हैं।

 (iv) पत्र लेखन का विषय  _________________ है।

 (v) किसी भी प्रश्न के लिए, आप फोन नंबर ___________ पर संपर्क कर सकते हैं।

 

अतः, आपसे अनुरोध है कि आपके स्कूल के बच्चों को पत्र लेखन प्रतियोगिता में भाग लेने के लिए अनुमति दे और उनको पत्र लिखने के लिए प्रोत्साहित करें।

 (ह-)

(नाम)

अधीक्षक डाक घर

मछलीपट्टणम मंडल

मछलीपट्टणम

 (महोदय अभिवादन के रूप में, समापन धन्यवाद महोदय के साथ करते हुए अंत में भवदीय जोडने में कोई बुराई नहीं है)

संचार के प्रकार (टिप्पण व आलेखन)

संचार के प्रकार

Noting and Drafting Types

SL संचार के प्रकार	उद्देश्य व विषय	प्रेषिती
पत्र	सूचना मांगने, विचारों, निर्णयों, निदेशों को सूचित करने के लिए	अधीनस्थ या उच्चतम कार्यालय, जनता के सदस्य
अर्ध सरकारी पत्र	लेन देन करने व राय को सूचित करने यो अनौपचारिक रूप से सूचना या निजी सूचना प्राप्त करने के लिए	अन्य सरकारी कार्यालय अधिकारी जो एक/ दो स्तर से नीचे नहीं
आदेश	वित्तीय मंजूरियाँ सूचित करने के लिए अनुशासनिक मामलों में सरकारी आदेश और सेवा संबंधित मामले यानी नियुक्ति, पदोन्नति आदि	विशेष रूप से किसी को नहीं   अनुशासनिक / सेवा मामलों में संबंधित पदधारी को
अग्रेषण	मूल पत्र पर ही उत्तर   सूचना / कार्रवाई के लिए अन्य विभाग / कार्यालय के लिए प्रति अग्रेषित करना	मूल संचार के प्रेषक को   विभाग के अंतर्गत अधिकारी / अनुभाग / एकक
कार्यालय आदेश	आंतरिम प्रशासनिक निर्णयों को सूचित करने के लिए	कार्यालय के अंतर्गत अधिकारी/ अनुभाग
प्रेस विज्ञप्ति	प्रेस, रेडियो आदि द्वारा सरकारी निर्णयों का व्यापक प्रचार के लिए	विशेष रूप से किसी को नहीं
कार्यालय ज्ञापन	अतंर विभागीय सूचना मांगने व देने के लिए	अधीनस्थ कार्यालय और कर्मचारियों को

***   ***    ***

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